เอกสารนำเข้าส่งออก เป็นเรื่องสำคัญมากๆ ในการทำนำเข้าส่งออก เพราะทุกอย่าง ทุกกิจกรรมที่ทำไปนั้น สะท้อนออกมาในรูปแบบเอกสารทั้งสิ้น การนำสินค้าจากประเทศนึงไปอีกประเทศนึง โดยผ่านหลากหลายผู้มีส่วนร่วม ไม่ว่าจะเป็นผู้ส่งออก ชิปปิ้ง ศุลกากร สายเรือ สายการบิน ตัวแทน เอเจ้นท์ ขนส่ง ผู้ออกใบรับรอง จนกระทั่งของไปถึงมือผู้นำเข้า ต่างฝ่ายต่างมีงานที่ต้องทำ และไม่มีใครเห็นกระบวนการทั้งหมด ซึ่งเอกสารคือเครื่องมือเดียวที่ใช้ยืนยันสิ่งที่เกิดขึ้นได้เป็นอย่างดี
ผู้นำเข้าส่งออก ต้องรู้จักและเข้าใจในเรื่องเอกสารให้ถ่องแท้ มิเช่นนั้นอาจเกิดความผิดพลาด และก่อให้เกิดความเสียหายตามมาทั้งในเรื่องเวลาและเงินทองนั่นเอง เอกสารที่ผู้นำเข้าส่งออกต้องรู้จักมีอะไรบ้าง เรามาดูกันครับ
เอกสารที่เกี่ยวกับการค้า ผู้นำเข้า ผู้ส่งออกโดยตรง
เป็นเอกสารที่แสดงถึงการซื้อขายกันระหว่างผู้นำเข้ากับผู้ส่งออก บอกรายละเอียดว่าใครซื้อสินค้าอะไร จำนวนเท่าไหร่ ราคาเท่าไหร่ ซื้อจากใคร แล้วส่งไปที่ไหน เอกสารนี้จะเป็นเหมือนใบเสร็จรับเงินในการยื่นรายได้รายจ่ายของทั้งผู้นำเข้าและผู้ส่งออกครับ
เอกสารนี้ทำขึ้นมาเพื่อให้คนที่ท่าเรือ ท่าอากาศยาน หรือการขนส่ง ใช้เป็นข้อมูลในการจัดเตรียมสถานที่ หรืออุปกรณ์ต่างๆ ในการอำนวยความสะดวกในการขนส่ง ดังนั้นข้อมูลในเอกสารใบนี้ นอกจากจะบอกผู้รับผู้ส่งแล้ว ยังจะบอกด้วยว่าสินค้าอะไร น้ำหนักเท่าไหร่ ปริมาตรเท่าไหร่ เป็นต้น
เอกสารเกี่ยวกับการขนส่ง และศุลกากร
Export Declaration ใบขนสินค้าขาออก / Import Declaration ใบขนสินค้าขาเข้า
ออกโดยกรมศุลกากรเพื่อรับรองว่าสามารถส่งออก หรือ นำเข้าสินค้านั้นได้
Bill of Lading (B/L) ใบตราส่งทางทะเล
เอกสารนี้เป็นเอกสารที่ผู้ขนส่งระหว่างประเทศไม่ว่าจะเป็นทางรถ เรือ อากาศ ออกให้ เพื่อเป็นเหมือนใบเสร็จรับเงิน เป็นสัญญา และหลักฐานเพื่อบอกว่าจะส่งของอะไรจากที่ไหน ไปที่ไหน
Airway Bill (AWB) ใบตราส่งทางอากาศ
ทำหน้าที่เหมือน B/L ใช้ในกรณีส่งสินค้าทางเครื่องบิน นอกจากนี้ยังมีใบตราส่งสำหรับช่องทางอื่นๆ เช่น Truck Waybill ใบตราส่งทางรถ Train Waybill ใบตราส่งทางรถไฟ และ Parcel Waybill ใบตราส่งทางพัสดุอีกด้วย
3. เอกสารทางการเงิน (Financial Documents)
เอกสารเหล่านี้มักจะใช้ในกรณีที่ต้องทำธุรกรรมกับธนาคาร และเป็นหลักฐานประกอบการชำระเงินรวมถึงการขนส่ง ที่เรามักจะได้ยินกันบ่อยๆ เช่น
Bill of Exchange ตั๋วแลกเงิน
Letter of Credit (L/C) หนังสือค้ำประกันชำระเงิน
Promissory Note (P/N) ตั๋วสัญญาใช้เงิน
เอกสารที่ผู้ส่งออกหรือผู้นำเข้า ยื่นให้กับธนาคารเพื่อสัญญาว่าใช้คืนเงินที่ธนาคารให้กู้ โดยส่วนใหญ่เราจะใช้เอกสารนี้พร้อมกับสินเชื่อนำเข้าส่งออก เช่น Packing Credit หรือ Discount Bill Purchase
4. เอกสารรับรอง (Certificates)
มักจะเป็นเอกสารที่ใช้สำหรับรับรองคุณภาพสินค้า มาตรฐาน แหล่งกำเนิด รวมถึงสิทธิประโยชน์ต่างๆ เพื่อให้การนำเข้าไปประเทศปลายทางนั้นง่ายขึ้น ในกลุ่มใบรับรองนี้ อาจจะไม่จำเป็นต้องใช้เอกสารทุกฉบับ
ใบรับรองที่น่าสนใจ ได้แก่
Certificate of Origin (C/O) ใบรับรองถิ่นกำเนิด
เมื่อก่อนอาจจะไม่มีความสำคัญ แต่ตอนนี้สำคัญมาก เพราะการระบุแหล่งประเทศผลิตนั้น จะมีผลต่อผู้นำเข้าในเรื่องของอัตราภาษีนั่นเอง เช่น ในไทย หากนำเข้าจากอาเซียนด้วยกัน จะมีอัตราภาษีเป็น 0 แต่หากนำเข้าจากประเทศอื่นๆ ที่ไม่ได้ตกลงกันไว้ ก็อาจจะมีภาษีนำเข้าที่เพิ่มขึ้นนั่นเอง
เอกสารนี้สามารถออกได้โดยกรมการค้าต่างประเทศ หอการค้า หรือแม้แต่บริษัทที่ส่งออก ขึ้นอยู่กับความต้องการของประเทศผู้นำเข้า
Insurance Certificate กรมธรรม์ประกันภัย
ไม่ว่าจะมีการตกลงกันว่าผู้นำเข้า หรือ ผู้ส่งออก เป็นผู้ชำระค่าเบี้ยประกัน แต่การส่งออกทุกครั้งต้องมีการทำประกันภัย ซึ่งมีได้ทั้งกรมธรรม์ประกันภัยทางทะเล และ กรมธรรม์ประกันภัยทางอากาศ เราอาจจะรู้สึกว่าตู้คอนเทนเนอร์นั้นแข็งแรงอยู่แล้ว เรือก็ใหญ่ เครื่องบินก็ไม่ค่อยมีอุบัติเหตุ แต่เราจะรู้มั้ยว่า คลื่นลมทะเล หรือหลุมอากาศนั้น แรงกว่าพาหนะเหล่านี้หลายเท่า ยังไงการทำประกันภัยก็อย่าละเลยนะครับ จ่ายเงินหลักร้อยหลักพัน แต่ความอุ่นใจหลักล้านแน่นอน
ส่วนเอกสารอื่นๆ ที่เราเคยได้ยิน เช่น พวกใบรับรองต่างๆ หรือใบอนุญาต รวมทั้งเอกสารทางการเงิน เอกสารเหล่านี้ขึ้นอยู่กับการเจรจาของเรากับผู้นำเข้า หรือความจำเป็นของแต่ละสินค้า เช่น
Certificate of Analysis ใบรับรองการวิเคราะห์ส่วนประกอบในการผลิต
Certificate of Free Sale ใบรับรองการอนุญาตขายสินค้า
Insurance Certificate ใบรับรองการประกันภัย (กรมธรรม์ประกันภัย)
Health Certificate ใบรับรองคุณภาพสินค้า
Mercury Certificate
Sanitary Certificate ใบรับรองความปลอดภัยของสินค้าแช่เย็นแช่แข็ง
Mycotoxin Certificate
Certificate of Inspection ใบรับรองการตรวจสอบ
Certificate of Weight and Measurement ใบรับรองน้ำหนักและปริมาตร
Certificate of Vaccination
Phytosanitary Certificate ใบรับรองการปลอดแมลงและศัตรูพืช
Certificate of Fumigation ใบรับรองการรมยาฆ่าแมลง
Century Certificate
5. เอกสารอื่นๆ ซึ่งเป็นเอกสารเกี่ยวกับใบอนุญาต ได้แก่
Export Permit / Export License ใบอนุญาตส่งออก
เป็นเอกสารที่นิติบุคคล หรือ บุคคลธรรมดา ผู้ต้องการจะส่งออก ต้องไปจดทะเบียน เพื่อนำข้อมูลธุรกิจของตัวเองไปอยู่ในระบบของกรมศุลกากรก่อน จึงจะสามารถดำเนินการส่งออกได้
Import Permit / Import Permit ใบอนุญาตนำเข้า
ในกรณีที่ผู้ประกอบการต้องการนำเข้าสินค้าบางรายการที่ต้องขอใบอนุญาตก่อน เช่น สินค้าอาหารที่ต้องมีอย. หรือสินค้าที่ต้องมีมอก. ผู้นำเข้าส่งออกรายนั้นต้องไปขอใบอนุญาตสินค้าเฉพาะก่อนจะนำเข้าส่งออกสินค้านั้นๆ ได้
นอกจากเอกสารข้างต้นแล้ว ยังมีเอกสารอื่่นๆ อีก ขึ้นอยู่กับประเภทสินค้า และประเทศคู่ค้านั่นเอง
เอกสารเพิ่มเติมอื่นๆ
- Authorized Dealer Code Letter from Bank ( format attached)
- Tax Invoice (mention Gross weight & Net Weight)
- Export Value Declaration form (attached)
- SDF Form (attached)
- Shipper letter instruction (attached)
- GR Waiver letter from Bank (Format attached)
- GST copy
- IEC copy (Import Export Code)
- PAN copy
เอกสารนำเข้าส่งออกต้องเก็บไว้นานเท่าไหร่
เรื่องนี้ไม่มีกฎเกณฑ์ตายตัว อาจจะใช้หลักการของแต่ละประเทศเป็นตัวตัดสิน ถ้าเป็นประเทศไทย หากนับตามปกติก็คือ 5-7 ปี หรือให้ปลอดภัยก็คือ 10 ปี แต่เราสามารถเก็บเอกสารในรูปแบบไฟล์ดิจิตอล หรือสแกนได้นั่นเอง