หนึ่งในเอกสารสำคัญที่ผู้ส่งออกจำเป็นต้องรู้และเข้าใจเป็นอย่างยิ่งคือใบเสนอราคา หรือ Quotation ซึ่งปกติหากในการส่งออก เราจะเรียก Quotation เฉยๆ ก็ได้ หรือบางครั้งอาจจะเรียกให้เจาะจงไปเลยว่า Export Quotation ก็ไม่ผิดเช่นกัน ในที่นี้จะขอเรียก Quotation หรือใบเสนอราคาเท่านั้นนะครับ ผู้ส่งออกหลายๆ ท่าน โดยเฉพาะรายใหม่ อาจจะชะงัก เพราะเจ้าเอกสารตัวนี้ เนื่องจากไม่รู้ว่าจะต้องร่างยังไง หรือทำรูปแบบไหน ให้ลูกค้าที่อยู่ต่างประเทศ หรือผู้นำเข้าของเราอ่านแล้วอยากซื้อทันที จริงๆ แล้วต้องบอกว่าใบเสนอราคาที่น่าสนใจอาจจะมีส่วนในการตัดสินใจให้ลูกค้าซื้อของได้ แต่สิ่งที่สำคัญกว่านั้นคือ รายละเอียดในใบเสนอราคาต้องครบถ้วน สมบูรณ์ มีข้อมูลที่ทำให้ลูกค้าพร้อมตัดสินใจได้เลยทันที ทีนี้เราไปดูกันว่าข้อมูลใดบ้างที่ลูกค้าอยากได้บ้างครับ รายละเอียดในใบเสนอราคา 1. หัวกระดาษบริษัท สำหรับผม อันนี้สำคัญมากที่สุดครับ เพราะมันคือการบอกว่าเอกสารนี้มาจากบริษัทอะไร ถ้าไม่มีหัวกระดาษบริษัท ก็เหมือนเราทำข้อสอบส่งครูแล้วไม่เขียนชื่อเลขที่นั่นแหละครับ สิ่งที่ต้องมีในหัวกระดาษคือ ชื่อบริษัท เลขทะเบียนบริษัท ที่อยู่ เบอร์โทร แฟกซ์ อีเมล และหากมีเบอร์ที่สามารถแอดโซเชียลมีเดียได้ ยิ่งดีครับ 2. ชื่อที่อยู่ลูกค้า เรื่องนี้ก็ห้ามพลาดเช่นกัน หากเราลืมใส่ที่อยู่ลูกค้า นอกจากเค้าจะไม่รู้แล้วว่าส่งให้เค้าหรือไม่ ยังถือเป็นการไม่ให้เกียรติอีกด้วย ฉะนั้นควรใส่ข้อมูลลูกค้าให้มากที่สุด โดยข้อมูลที่ต้องมีคือ ชื่อบริษัท ที่อยู่ เบอร์ติดต่อ อีเมล ชื่อและเบอร์ของบุคคลที่เราติดต่อ เหมือนกับของเราเลยครับ ในกรณีที่เราไม่รู้ข้อมูลลูกค้า ให้ถามเค้าเลยครับ ลูกค้ายินดีบอก และเป็นการกรองลูกค้าอีกทางหนึ่งด้วย จะค้าขายกัน ไม่บอกชื่อแซ่ได้ยังไง จริงมั้ยครับ 3. วันที่ออกเอกสารและวันสิ้นสุดราคา วันที่ออกเอกสารนั้นสำคัญมาก เพราะเป็นการกำหนดและระบุให้ลูกค้าทราบว่าใบเสนอราคานี้ออกวันไหน และเป็นการเริ่มต้นวันนับราคาสินค้าด้วย ในการขายส่งออกเราคงไม่สามารถขายสินค้าราคาเดิมได้ตลอดไปเพราะราคาสินค้ามีขึ้นลง อัตราแลกเปลี่ยนก็มีการเปลี่ยนแปลง ฉะนั้นเราต้องการระบุวันสิ้นสุดราคาด้วยเช่นกัน เพื่อเป็นการกระตุ้นให้ลูกค้ารีบๆ ตัดสินใจสั่งซื้อ 4. เลขที่เอกสาร ในการออกเอกสาร เราสามารถกำหนดเลขที่เอกสารซึ่งเป็นเลขลำดับของเอกสารที่บริษัทเราใช้ได้ สาเหตุที่จำเป็นต้องมีเนื่องจากหลายๆ ครั้ง ลูกค้าเราจะสั่งซื้อสินค้าด้วยการออกใบคำสั่งซื้อ (Purchase Order / P.O.) และจะใช้อ้างอิงกับเอกสารของเรานั่นเอง หรือบางกรณี ก็ใช้เลขที่ใบเสนอราคาอ้างอิงกับสัญญาซื้อขาย หรือ รวมถึง Letter of Credit ด้วยนะครับ 5. ข้อมูลผลิตภัณฑ์ ข้อมูลผลิตภัณฑ์ เป็นสิ่งสำคัญมากที่เราต้องใส่ เราสามารถระบุให้เป็นจำนวนชิ้นก็ได้เช่น ทุเรียนสด 1 กก. หรือระบุเป็นจำนวนแพ็คแทน เช่น นมสด 24 กล่อง ทำได้ทั้งนั้น ขอแค่ให้ชัดเจนก็พอว่าเราจะขายสินค้าเป็นหน่วยอะไร ซึ่งจะต้องสอดคล้องกับหน่วยสินค้าและจำนวนปริมาณสินค้าด้วยเช่นกัน 6. จำนวน ปริมาณ และหน่วยสินค้า ในการระบุหน่วยสินค้า เราจะระบุเป็นหน่วยอะไรขึ้นอยู่กับชนิดสินค้า เช่น ผลไม้ระบุเป็นกิโลกรัม น้ำมันระบุเป็นลิตร น้ำผลไม้ระบุเป็นขวด เป็นต้น และต้องให้สอดคล้องกับหน่วยสินค้าที่เราจะขายด้วย รวมถึงราคาต่อหน่วย 7. ขนาดและน้ำหนักของวัสดุบรรจุ ข้อมูลนี้เราอาจจะคิดว่ามันไม่จำเป็นในการเสนอขาย แต่จริงแล้วข้อมูลนี้สำคัญมากๆ นะครับ และเป็นปัญหาของผู้ส่งออกเป็นอย่างยิ่ง เนื่องจากเราไม่ค่อยระบุขนาดลัง และน้ำหนักของลัง ซึ่งการระบุขนาดและน้ำหนักของลัง จะช่วยให้ผู้ที่รับผิดชอบค่าขนส่ง (ผู้ส่งออกหรือนำเข้าแล้วแต่ตกลง) จะสามารถคำนวณค่าขนส่งตั้งแต่ต้นทางถึงปลายทางได้ ข้อมูลที่จำเป็นอย่างยิ่งคือปริมาตรของลัง วัดหน่วยกว้างยาวสูงของลัง หรือของพาเลท ในกรณีเราบรรจุของบนพาเลท ส่วนข้อมูลน้ำหนัก เราต้องมีทั้งน้ำหนักรวม (Gross Weight) และน้ำหนักสุทธิ (Net weight) ด้วยนะครับ 8. ราคาสินค้าและมูลค่าสินค้า ราคาสินค้า ควรเขียนเป็นเทอมให้ชัดเจนว่าใช้สกุลเงินไหน และห้ามใช้เครื่อง $ แทนดอลล่าร์สหรัฐเด็ดขาด ให้ใช้วิธีเขียนตัวย่อสกุลเงิน 3 ตัวแทน (USD) ส่วนราคานั้นเราสามารถแยกเป็นสองคอลัมน์ได้คือ ราคาต่อหน่วย (คำนวณตามหน่วยที่เราขาย ต่อชิ้น หรือ ต่อลังก็ว่าไป) และราคารวม คือเอาราคามาคูณด้วยปริมาณทั้งหมด 9. เทอมการค้า (Incoterms) และนี่คืออีกสิ่งที่ผู้ส่งออกไทยมักจะลืมครับ เรามักจะใส่ราคาแต่ไม่ได้ระบุว่าราคานี้ เรารวมค่าส่งและรับผิดชอบการขนส่งรวมถึงความเสียหายถึงตรงไหน เราต้องระบุให้หมดนะครับ เช่น FOB, CFR, CIF, EXW ส่วนเราจะใช้ตรงไหน อ่านเพิ่มเติมได้ที่ลิ้งค์นี้ครับ Incoterms 10. เทอมการชำระเงิน (Payment Terms) ในการตกลงทำการค้ากัน เราจะมีการระบุเทอมการชำระเงินลงไปด้วยว่าเราต้องการรับเงินในรูปแบบไหน เช่น รับมัดจำก่อน ชำระเป็น L/C หรือ วิธีอื่นๆ ซึ่งขึ้นอยู่กับการตกลงกันครับ 11. ระยะเวลาการผลิต (Lead-time) คำว่าระยะเวลาการผลิตนี้ เราควรเผื่อระยะเวลาจัดส่งไว้ด้วย หรือรวมถึงเผื่อเวลาในการดำเนินการด้านเอกสารด้วยเช่นกัน 12. ช่องทางการขนส่ง ช่องทางการขนส่งเช่น ส่งทางรถ (Truck) รถไฟ (Train) เรือ (Ship / Vessel) หรือเครื่องบิน (Air) เป็นต้น 13. เอกสารอื่นๆ ที่เราสามารถออกให้ได้ นอกจากนี้อาจจะมีเอกสารอื่นๆ ที่เราสามารถออกให้เค้าได้ในราคาที่เราเสนอไว้แล้ว เช่น Certicificate ต่างๆ เป็นต้น 14. เงื่อนไขอื่นๆ ถ้ามี 15. ลายมือชื่อและตราประทับ และนี่ก็คือข้อมูลทั้งหมดของใบเสนอราคาครับ ซึ่งแต่ละสินค้าแต่ละลูกค้า อาจจะมีข้อแตกต่างเพิ่มเติมกันได้ครับ ก็ต้องปรับแก้ไขกันไป เราไม่สามารถนำใบเสนอราคาของธุรกิจอื่นมาใช้กับของเราได้นะครับ ต้องมีของใครของมันครับ อย่างไรก็ตาม เมื่อเรารู้แล้วว่าต้องระบุอะไรบ้าง เราต้องทำให้ละเอียดที่สุดเพื่อป้องกันความผิดพลาดนะครับ หากทำผิดแล้ว อาจจะมีปัญหาได้ในระยะยาวเนื่องจากการทำเอกสารฉบับเดียวไม่ถี่ถ้วน ข้อผิดพลาดส่วนใหญ่คืออะไร ลองดูกันครับ ข้อผิดพลาดของใบเสนอราคา ปัญหาแรกคือ ผู้ส่งออกไทยหลายๆ…
Read Moreใบเสนอราคาสินค้าส่งออก
